¿Qué son los gastos de difícil justificación?

mujer calculando gastos de difícil justificación

¿Has escuchado hablar alguna vez de los gastos de difícil justificación? Hoy te hablamos de ellos. Y es que uno de los problemas principales de los autónomos está en distinguir entre actividades personales y profesionales. A veces es sencillo, pero en muchas ocasiones no. Las repercusiones contables y fiscales son enormes. Los rendimientos de los autónomos que tributen por estimación directa en la declaración de la renta se calculan restando ingresos y gastos, por lo que mayores sean estos últimos, más elevadas serán las deducciones y menor será la tributación.

Por todo ello, la inclusión máxima de gastos, incluyendo los de difícil justificación es tan importante. Pero ¿Qué son? ¿Cómo se incluyen? ¿Qué novedades hay? Lo explicamos.

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¿Qué son los gastos de difícil justificación?

Los gastos de difícil justificación son todos aquellos originados por el autónomo pero que no tienen una relación clara, evidente y unívoca con la actividad económica o profesional que realiza.

Un claro ejemplo son los gastos derivados de la utilización de un vehículo, ya que este puede usarse tanto para la actividad del autónomo como de forma particular. Otro ejemplo muy claro es la ropa, salvo la que sea muy específica para una actividad laboral, la que adquieren muchos profesionales puede tener un doble uso.

Son muchos los gastos de difícil justificación que se pueden incluir por tanto, y por ello la normativa fiscal permite que se descuente un porcentaje de estos, que como veremos más adelante pasa de forma general del 5% actual al 7% para el año 2023.

¿Quién puede aplicar la deducción por gastos de difícil justificación?

No todos los autónomos pueden deducirse por gastos de difícil justificación, solo los que tributan por estimación directa, es decir, aquellos cuyos rendimientos se calculan restando ingresos y gastos. Con ello, se excluye a todos los autónomos que cotización estimación objetiva, los conocidos como módulos.

Todo ello debe determinarse a la hora de dar el alta a la actividad a través de la declaración censal que se presenta a Hacienda con los modelos 036 o 037 o por el modelo 130 de pago fraccionado del IRPF.

En concreto se debe indicar la casilla 609 para incluirse en estimación directa en los modelos 036 y 037 y la 602 si se hace por el modelo 130.

A esta condición se debe añadir otra, tener beneficios. Los gastos de difícil justificación se reducen siempre de unos resultados positivos tras restar todos los gastos justificables, por lo que nunca genera resultados negativos.

¿Cómo se calculan los gastos de difícil justificación?

El cálculo es automático, no hace falta acumular todas las facturas de gastos de difícil justificación para demostrarlos.

La forma de determinarse en la declaración de la renta es sencilla. Del total de ingresos, se restan en primer lugar los gastos derivados de la actividad económica o profesional. Es sobre ese resultado sobre el que se calcula y resta de nuevo los gastos de difícil justificación.

Estos gastos tienen un límite del 5% con un tope máximo de 2.000 euros hasta el 31 de diciembre de 2022. Lo vemos mejor en un ejemplo.

Un autónomo que facture 15.000 euros y tiene unos gastos de 5.000 euros. El beneficio tras gastos es de 10.000 sobre el que se aplica ese 5%, 500 euros en este caso. Si restamos estos 500 euros a los 10.000 previos, el beneficio a tributar será de 9.500 euros.

Los cambios en los gastos de difícil justificación a partir de 2023

Este porcentaje del 5% cambia a partir del 1 de enero de 2023. Junto a la modificación del sistema de cotización del autónomo también lo han hecho los gastos de difícil justificación. Así se elevan hasta el 7% para los autónomos y se incluye un 3% para los autónomos societarios, aquellos que son administradores de alguna empresa.

Esta mejora influye de forma importante en la declaración de la renta y lo vemos claramente en nuestro ejemplo anterior. Al aplicar este 7% sobre los 10.000 euros de beneficios tras gastos, la cantidad a tributar descenderá hasta 9.300 euros.

Como este cambio comienza en 2023 no se verá sus beneficios en la práctica hasta el año 2024, cuando se formalice la declaración de la renta de ese ejercicio.

Un caso especial: la deducción en caso de comunidades de bienes y sociedades civiles

Los gastos de difícil justificación también pueden aplicarse a las actividades económicas que se desarrollen en entidades en régimen de atribución de rentas como son las comunidades de bienes o sociedades civiles.

En estas últimas si deben cumplir, además de tributar por estimación directa simplificada, que sus miembros sean exclusivamente personas físicas, tener una facturación inferior a los 600.000 euros anuales.

En todos los casos tampoco se podrán deducir por las provisiones legales que estén establecidas en el Impuesto de Sociedades de forma general ni tampoco aquellas especiales que se aplican a sociedades de dimensión reducida.

Igualmente se establece que todas las amortizaciones tendrán que aplicarse de forma línea.

La justificación de los gastos es uno de los problemas contables principales de los autónomos. Por ello la inclusión de esta partida y su aumento al 7% a partir del año 2023 genera un impacto positivo para el trabajador autónomo.

Por todo ello es importante como os hemos explicado en este post definir bien que gastos son los que se pueden justificar y cuáles no, ya que los primeros permiten deducirlos en la totalidad. Pero para aquellos dudosos que se incluyan automáticamente en la declaración de la renta es un importante beneficio.

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Redactor Salud y Consumo

Licenciado en ADE por la Universidad Autónoma de Madrid y especialista en comunicación por la Universidad Complutense, lleva desde el año 2002 escribiendo sobre temas de consumo, salud y divulgación en general, tanto en revistas escritas como Dinero y Salud, asociaciones y diversas páginas web. Además de ser colaborador en medios escritos (Expansión, Cinco Días, idealista.com, El País, Libertad Digital, El Confidencial,…) Radio (COPE, Onda Cero, Cadena Ser, Onda Madrid…) y Televisión (Telecinco, Antena 3, Telemadrid…).

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