15 herramientas que te ayudarán con el teletrabajo
Enlace copiadoEn plena cuarentena por Coronavirus, muchas personas se enfrentan por primera vez al reto de trabajar desde sus casas. Para ello, además de habilitar un espacio de trabajo adecuado en casa, también necesitas conocer cuáles son las mejores herramientas para el teletrabajo y llevar así de una forma cómoda todas las tareas de tu día a día.
Comunicación, gestión de tareas, control de tiempos y organización son las principales áreas que hay que atender. Cada una de ellas tiene una o varias herramientas para el teletrabajo. Herramientas que a fin de cuentas nos permitirán arrancar de forma adecuada nuestra jornada y es evitar el estrés matutino.
Índice
Mejores herramientas para teletrabajo
Cada tipo de tarea requiere de diferentes herramientas para el teletrabajo. Estas son las más interesantes
- Comunicación -> Slack o Whastapp
- Videollamadas -> Skype o Google Hangout o Meet
- Compartir documentos -> Google Drive o Dropbox
- Gestión de proyectos -> Trello, Asana o Todoist
- Gestión del tiempo -> Focus-To-Do o PomoDoone
- Medir el tiempo dedicado a cada tarea – > Toogl o RescueTime
- Toma de decisiones en grupo -> Loomio o Doodle
Comunicación
La comunicación es lo primero que se resiente con el teletrabajo. A fin de cuentas, los compañeros ya no están en la mesa de al lado para poder responder a preguntas o comentar cualquier cuestión del proyecto.
Por fortuna, hay herramientas para el teletrabajo que eliminan casi todas las barreras y permiten un contacto similar al presencial.
La primera es Slack, una de las más extendidas. Con Slack podrás crear chats por departamentos, proyectos, grupos de trabajo e incluso por temáticas. A modo de ejemplo, se podría crear un chat enfocado al #coronavirus donde plantear dudas o contar la experiencia al respecto dentro de la empresa.
Slack funciona como un chat a la hora de comunicarse y cuenta con la ventaja de que puede integrase con Google Drive, Skpype, Dropbox, HubSpot y otras herramientas para teletrabajar que verás en este listado.
Una alternativa a Slack es el tradicional WhastApp, la herramienta de comunicación por excelencia fuera del ámbito laboral. La ventaja de este instrumento para teletrabajar es que prácticamente todo el mundo la tiene y sabe utilizarla. Es una buena opción si piensas usarla exclusivamente para comunicarte y no necesitas compartir demasiados documentos u organizarte en muchos grupos.
Otras aplicaciones de comunicación para teletrabajar serían Yac, Spike, Microsoft Teams o Rocket Chat.
Videollamadas
Hay ocasiones donde no bastará con chat como herramienta de comunicación. Es entonces cuando habrá que usar herramientas para teletrabajo que incluyan la posibilidad de hacer videollamadas grupales.
La herramienta más adecuada es también la más veterana: Skype. Con Skype vas a poder compartir documentos y realizar videollamadas con varias personas. Su versión empresarial está integrada con Office, pero con la gratuita se puede compartir la pantalla y aprovechar Google Docs para tratar documentos conjuntos.
Otra opción muy extendida es Google Hangouts, la herramienta gratuita de Google. Con este servicio puedes chatear y mantener una videoconferencia en grupo con más de 15 personas. Si tu empresa ya utiliza las herramientas empresariales de Google como Google Docs o Google Calendar, es quizás la opción más recomendable.
Otras opciones para realizar videollamadas en grupo son Gruve o Zoom.
Compartir documentos
Las herramientas para teletrabajo que hemos visto permiten compartir documentos, pero si lo que quieres es trabajar en ellos de forma conjunta, hay aplicaciones específicas cuando trabajas en remoto.
Google Drive permite trabajar en tiempo real con el tipo de documentos más extendidos en la empresa. A saber, hojas de cálculo, hojas de texto y Power Point. Con Google Drive varios usuarios pueden hacer sugerencias y modificar un mismo documento. Así, es ideal para compartir informes y realizar modificaciones sobre ellos, por ejemplo.
Por su parte, Dropbox es uno de los servicios más extendidos para enviar archivos de gran tamaño entre usuarios o para compartir archivos que quieras que estén siempre disponibles sin tener que entrar en los servidores de la empresa.
Gestión de proyectos y tareas
Teletrabajo no tiene por qué ser sinónimo de desorden, caos o anarquía. De hecho, hay herramientas específicamente pensadas para conseguir este orden.
Uno de los instrumentos más populares para gestionar proyectos a distancia y también de forma presencial es Trello. Esta herramienta, que se puede descargar también como app, funciona en la nube y permite distribuir tareas entre grupos de personas e incluso asignarlas de forma personalizada entre los miembros del equipo.
Se basa en el método Kanban japonés y funciona a través de diferentes paneles que se pueden personalizar, aunque la visión clásica sería la de tarea propuesta, en ejecución y terminada.
Una alternativa interesante es Asana, que también permite crear grupos y asingnar tareas. Como en el caso anterior, es posible fijar fechas de entrega y también dispone de un sistema de comentarios para solventar cualquier duda.
Para quienes prefieran investigar más allá de estas herramientas para la gestión de tareas, Todoist, Google Task o Taskify son otras opciones disponibles en el mercado.
Gestión del tiempo
Una de las tareas más complicadas del teletrabajo es la gestión del tiempo. En la oficina es más sencillo seguir la rutina con una serie de paradas y horas asignadas a comer e incluso a tomar el café. En casa es fácil que esa rutina se difumine.
Para no perder el foco existen herramientas como Focus-To-Do, que se basa en la técnica Pomodoro, que básicamente establece una unidad de tiempo a dedicar una cada tarea o pomodoro en la que trabajar de forma intensiva y sin distracciones. Una vez cumplido el tiempo, se puede hacer un pequeño descanso y cada cuatro pomodoros, un gran descanso.
PomoDome es una herramienta que funciona de forma similar.
Medir el tiempo dedicado a cada tarea
Una cosa es gestionar mejor tu tiempo para no perder el foco y otra diferente medir cuánto tardas en cada tarea o a qué dedicas específicamente tu tiempo. Para lograrlo mientras teletrabajas hay dos herramientas concretas muy útiles.
La primera es Toogl, que funciona como un cronómetro y te permite saber el tiempo exacto que has dedicado a cada tarea. La segunda es RescueTime, una herramienta más completa que te permite entender en qué inviertes tu tiempo. Dispone además de un sistema de alertas y de metas, además de utilidades para bloquear las distracciones.
Tomar decisiones en grupo
Para terminar, habrá momentos en los que sea necesario tomar decisiones en grupo. Para votar entre todos, hay más de una herramienta que permite hacerlo de forma remota. Es fácil que ya hayas utilizado alguna para elegir en qué restaurante cenar con los amigos e incluso para la cena del equipo de trabajo.
Si no es el caso y no conoces ninguna, Loomio está algo más enfocada a las empresas y te permitirá democratizar las decisiones del grupo. Doodle está más extendida y es más sencilla de utilizar para hacer encuestas rápidas dentro del equipo.
Estas herramientas te ayudarán ser más eficiente al teletrabajar, perder menos tiempo y frustrarte menos en el paso de la oficina a casa. El resto dependerá ya de tu presdisposición y tu capacidad para organizarte.
Si estás teletrabajando y con niños en casa, también te puede interesar conocer actividades que puedes hacer con ellos en casa y si te ha parecido interesante el artículo, no dudes en compartirlo en tus redes sociales para que otros también conozcan estas herramientas para el teletrabajo.
