Firma electrónica ¿Qué es y para qué sirve?
Enlace copiadoUno de los beneficios más importantes de la digitalización está en la capacidad de compartir documentos, de todo tipo, a cualquier lugar y de manera inmediata. Esto permite realizar todo tipo de intercambios de información y realización de trámites, en los que es fundamental verificar la autenticidad y la identidad de quien lo hace, y es donde entra en juego la firma electrónica.
Si cuando se firma un documento o se hace un proceso presencial es importante verificar la identidad de forma presencial, presentando, por ejemplo, el DNI, pero a distancia esto no es posible. Por ello la firma electrónica es fundamental para superar estos impedimentos.
Por todo ello, conocer qué es, cómo obtenerla, sus aplicaciones prácticas e impedimentos por no tenerla es fundamental.
Índice
¿Qué es y para qué sirve una firma electrónica?
Una firma electrónica es un conjunto de datos digitales que se asocian a un documento electrónico y que ayudan no solo para identificar al firmante, también para asegurar la integridad del documento, impidiendo cambios y añadidos posteriores a la firma.
La firma electrónica funciona de manera similar a una firma manuscrita, en el sentido de que validad y autentica el documento por el firmante, pero en la firma digital permite hacerlo sin la presencia física del firmante, permitiendo además firmar procedimientos con todo tipo de instancias, incluida la administración. Por ello estas son las características:
- Autenticación: confirma la identidad del firmante, asegurando que es la persona que firma el procedimiento o documento.
- Integridad de lo firmado: impidiendo que el contenido no ha sido alterado desde que fue firmado electrónicamente. Se establecen además sistemas de seguridad en muchos procedimientos, como códigos CSV que permiten verificar el contenido y la integridad.
- Eficiencia: al permitir firmar documentos de forma rápida y hacer trámites sin desplazamientos físicos. Esto acelera todo tipo de procedimientos como envío de documentos, oficiales o no, realizar transacciones, firmar contratos o realizar solicitudes frente a la Administración Pública.
- Legalidad: Las firmas digitales tienen validez legal y cumplen los requisitos normativos en la mayoría de los países, incluida la Unión Europea.
- Seguridad: el uso de métodos criptográficos o generación de códigos seguros para la validación lleva a que no solo se proteja los datos del firmantes sino que minimizan los riesgos de manipulación y fraude, por encima de los firmados manualmente.
¿Cómo se puede obtener la firma electrónica?
En España, la obtención de una firma electrónica viene derivada de distintos instrumentos que permiten verificar la identidad y con ello poder firmar digitalmente procedimientos como son el certificado digital, el DNI electrónico (DNIe) o los Sistemas Clave (fija o temporal) de verificación de las administraciones públicas. A su vez, existen diferentes formas de conseguir el certificado, lo que multiplica las posibilidades.
A pesar de ello, lo más común y con más posibilidades, es usar un certificado digital, que, por ejemplo facilita la firma electrónica en PDF, por lo que el procedimiento es sencillo siguiendo estos pasos:
- Elegir la entidad que va a certificarte y solicitar el certificado: en España la más común es la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), pero existen otras como Camerfirma, empresas privadas, o incluso instituciones públicas como Universidades que tienen sus certificados propios.
- Acreditar la identidad: es fundamental que la entidad elegida cerciore que quien pide el certificado es la persona que se beneficiará, por ello solicitará o que acuda presencialmente al organismo que lo ha solicitado o una oficina de registro asociada, o en los últimos meses incluso telemáticamente por videoconferencia.
- Descargar e instalar el certificado: generalmente solo permite hacerlo en el mismo equipo en el que se solicitó, pudiendo posteriormente exportarlo, tanto como seguridad, como para instalarlo en otros equipos.
- Usar la firma electrónica: una vez instalado el certificado digital, puedes utilizarlo para realizar trámites que requieran firma como con la Agencia Tributaria o la Seguridad Social, firmar electrónicamente documentos y autenticarte en distintos servicios.
No debemos olvidar que los certificados digitales tienen una fecha de caducidad. Es importante prestar atención a la fecha de vencimiento y renovarlo con tiempo suficiente para evitar no poder usar la firma electrónica.
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¿Cuándo es necesaria la firma electrónica?
La firma electrónica es cada vez más imprescindible para realizar trámites, especialmente para empresarios o profesionales, pero lo es altamente recomendable en una gran variedad de situaciones y contextos desde trámites, transacciones, a comunicaciones digitales que requieren autenticidad e integridad. Así destacamos:
- Trámites administrativos: Declaraciones y comunicaciones fiscales ante la Agencia Tributaria, la Seguridad Social, recursos y reclamaciones a todo tipo de organismo o registro de documentación, entre muchos otros.
- Contratos y acuerdos: Firma de contratos laborales, de arrendamiento, de compraventa de bienes y servicios, documentos de propiedad intelectual y acuerdos comerciales y empresariales en general como la firma de contratos.
- Sector financiero: autorización y formalización de operaciones financieras, como apertura de cuentas o formalización de préstamos, como la petición y descarga de la FEIN y FAE, que proporciona las condiciones de una hipoteca antes de firmar la operación.
- Educación y formación: inscripción en cursos, firmar documentos académicos como certificados, matrículas o acceso a plataformas educativas y recursos online.
- Salud: accediendo a información médica, firmando consentimientos y realizando trámites administrativos relacionados con la salud.
Es importante tener en cuenta que, para que una firma electrónica tenga validez legal, debe cumplir con ciertos requisitos y regulaciones. En la Unión Europea es mucho más sencillo ya que la regulación en materia de firma electrónica es la misma, y debe cumplir el Reglamento eIDAS.
¿Qué pasa si no tengo firma electrónica?
Aunque muchos profesionales y empresarios si deben tener firma electrónica para realizar trámites relacionados con su trabajo o negocio, en caso de un particular, no es obligatorio, teniendo que realizar trámites por otras vías, como la presencial, o usar firmas manuscritas. Ante ello, estas son algunas de las consecuencias de no tener firma electrónica.
- Mayor dificultad a la hora de realizar trámites administrativos: que tienen que hacerse por otra vía, como pedir citas telefónicas o tener que presentarse de forma presencial.
- Mayor tiempo para realizar los trámites: ya que la firma electrónica permite hacerlo de forma rápida y eficiente desde casa.
- Incremento de costes: no solo de tiempo, también económicos ya que se puede ver obligado a contratar otros profesionales, como una gestoría, para hacer unos trámites que se pueden hacer de forma sencilla y rápida con
- Problemas y retrasos en transacciones: como el envío de contratos firmados, que tienen que usarse otras formas de envío como correos o mensajería.
Por todo ello, obtener una firma electrónica te permitirá realizar una amplia gama de trámites y transacciones de manera más rápida, eficiente y completamente segura. El resultado es un ahorro en tiempo y dinero, facilitando todo tipo de trámites no solo a nivel local o nacional, también internacional.
